Samlad läsning

Hej!

Här finns tiopunktlistan över hur man skapar Sveriges bästa intranät.

Och här finns texten om att inställningen ”det här ska ut” inte fungerar så bra om man verkligen vill nå fram med sin interna kommunikation: här.

Här är en text om varför lunchmatsedeln kan vara viktigare än vad man kanske tror.

Publicerat i Intranät | Lämna en kommentar

Smarta intranät, Stockholm

Väldigt roligt att få äran att prata intranät på nionde upplagan av Smarta intranät i Stockholm idag. Tack alla som lyssnade och ställde intressanta frågor!

Publicerat i Intranät | Lämna en kommentar

De valda sanningarna trendar i post-sanningstiden

De valda sanningarna trendar verkligen just nu i post-sanningstiden. Presidenten för Amerikas förenade stater försöker stoppa klimatavtal för att det inte alls är så illa som folk säger. ”Det är inget fel på miljön, allt det där är överdrifter, rentav bedrägerier. Vad vi behöver är mycket mer fossildriven energiproduktion.”

Varje gång jag hör folk prata så där så tänker jag att det verkar så himla bekvämt att bara uttala något direkt ur sin livsvärld och så är det en objektiv sanning sedan. De här personerna finns i ovala rummet. De finns på våra arbetsplatser och i våra bekantskapskretsar och familjer. Om du orkar säga emot lyssnar de inte på det örat. Om du insisterar uttrycker de bara helt kort att ”ja, men så här ser jag på saken”. Framhärdar du är det hög sannolikhet att de helt enkelt bara går därifrån – power by exit – eller byter ämne. Du kan också bli måltavla för en lång rad spydigheter och nedlåtande kommentarer. Om du är aktiv i sociala medier och diskuterar integrationsfrågor får du snart en hel svans personer efter dig som turas om att håna dig för att du inte lever i verkligheten, för att du är lurad av PK-samhället och långt mycket grövre påhopp.

Sanningssägarna är ofta så tvärsäkra i sin framställan. Själv blir jag bara mer och mer förvirrad ju äldre jag blir och ju mer jag krånglar till mitt liv genom att läsa böcker och följa diskurser. Detta gäller inte för sanningssägarna. De verkar tvärtom bli mer tvärsäkra ju mindre böcker de läser.

I organisationen blir de valda sanningarna en del av den gemensamma verkligheten och identitetsbygget och något att förhålla sig till. Det är ofta svårt att avgöra vad som äger riktighet i folks upplevelser om händelser och tillstånd i organisationen. En vald sanning kan exempelvis vid en händelsekris få rejält med bränsle och vara ute hos alla – och tagen för sanning – utan att den för den skull är sann i sig. Och oavsett hur många rättelser som skickas ut från kommunikationsavdelningen är det inte alldeles säkert att den version av sanningen som ledningen föredrar som sann är den som fastnar i det kollektiva minnet.

Så fort fler än en människa utgör en organisation har vi dragit på oss multipla tolkningar av verkligheten. I organisationer cirkulerar exempelvis en uppsjö av olika valda sanningar om personerna i ledningen och hur de är och vad folk egentligen sysslar med på huvudkontoret.

Strax efter ett terrorattentat brukar sociala medier svämma över av spekulationer. Snart är de skyldiga utpekade och diverse grupperingar har än en gång slagit fast att en viss gruppering är skyldig, alldeles oavsett om gärningspersonerna är de rätta eller inte.

För utövare av xenofobi och islamofobi är valda sanningar perfekta verktyg för propaganda. ”Jag vet att det är så här, det spelar ingen roll vad du säger. Du kan inte övertyga mig om att jag har fel för mina känslor ljuger inte och jag har sett ett och annat ska du veta.”

Till och med poliser, som ska värna rättssäkerheten och demokratin i Sverige, kan ha valda sanningar om hur saker och ting ligger till just för att vi bygger upp vår föreställning av verkligheten utifrån den kontext, eller livsvärld, vi lever våra liv i och tror på.

En vald sanning behöver inte vara sann i post-sanningstiden. Det räcker att den känns sann. Det har säkert alltid varit så här, så länge vi har varit människor, men den digitala tekniken gör det enklare för oss att uttrycka vad vi känner och det har blivit lättare att hitta grupper på Facebook där det finns folk som bekräftar oss.

I en organisation blir de valda sanningarna jobbiga när det ska komma till förändringar, inte minst om det är kulturen som ska förändras. Här behövs kraftfulla verktyg och plattformar för samtal om vi vill bli framgångsrika. Ett förhållningssätt inom den rituella/meningsskapande synen på kommunikation är att vi tillsammans resonerar oss fram till en gemensam tolkning av verkligheten. Varför är det nödvändigt att vi gör vi den här organisationsförändringen? Vad är syftet? En vald sanning är att folk är emot förändringar men det behöver inte alls vara sant. Får organisationens medlemmar bara en chans att förstå är det en stor chans att de också kan komma att gilla och acceptera förändringen. Med respekt för att vi är olika och behöver olika tid på oss.

En vald sanning kan likställas med en åsikt inuti en livsvärld (och livsvärlden kan aldrig vara annat än subjektiv oavsett hur mycket vi än inbillar oss att andra människor förstår oss, inklusive vår partner eller bästa kompis). Extra problematiskt vid förändringar eller i organisationer med kulturproblem blir det om man betänker att vi människor gärna förstärker och befäster våra åsikter. Tycker vi något håller vi gärna fast vid det och kan bli ordentligt rigida om någon försöker få oss att byta fot. Para ihop detta med att vi bara vet det som vi vet tills det fylls på med ny kunskap som vi aktivt väljer att ta till oss och det kan bli en skapligt giftig cocktail. Ungefär som en presidentkampanj byggd på lögner och propaganda inför målgrupper som längtat efter att få sina valda sanningar bekräftade. Det uppstår en magisk balans när den egna världsbilden upplevs vara i samklang med andras.

Människor, hela folk, har gått under på det här sättet. Samtidigt som människor, hela folk, genom samma mekanismer också har blivit väldigt framgångsrika. Det är svårt att se framför sig ett Hitlertyskland på väg ner i avgrunden utan den intensiva propagandaapparaten. Lika svårt är det att se framför sig hur de allierade på framförallt den amerikanska sidan hade trummat ihop alla dessa hundratusentals unga meniga om de inte varit i samklang med uppdraget och med varandra.

Eller för att ta ett mer jordnära exempel: det är förstås ingen slump att vi dricker ”hantverkad” IPA från mikrobryggerier. Det är härligt med en lagom skummig och kall IPA men för bara tre-fyra decennier sedan var höjden av urbanitet och flärd en Campari Juice. Våra valda sanningar växlar över tid, tillsammans med opinioner och trender.

På tal om magisk balans. Du känner detta när du pratar med din bästa vän om teman som ni pratar om för att ni gillar dem tillsammans. Musik, filmer, mat, craft beer. Ni är ett. Men du vet också att det finns ämnen som ni undviker för att ni är oense. Samsung eller IPhone. Katt eller hund. Röd eller blå politik. Ni tycker inte lika om precis allting men varför förstöra er mysiga tillvaro tillsammans med att prata om det?

I organisationer har vi kanske inte ens lyxen att tänka att kollegorna är bästa kompisar. Men vi vill gärna ha det trevligt på jobbet så vi undviker helst konflikter om vi får välja och går i stället och muttrar över att folk verkar så inskränkta och okunniga. ”Hur svårt kan det vara? Hur kan folk inte veta det som jag vet?”

Vi är så instängda i våra hjärnor att det är i det närmaste omöjligt för oss att förstå att människor inte vet det som vi vet. Vi kan ta det till oss på ett teoretiskt plan men att sätta sig in i det, att radera kunskapen i våra huvuden och fullt ut förstå att en annan människa inte bär våra insikter är omöjligt. En gång i tiden visste du inte ens vad färgen blå var för något. Allt har du fått lära dig. Inget begrepp om det du ser är medfött.

Det finns sådana som på fullt allvar tror att det pågår ett ”white genocide” och att vänsterkrafter och media är i konspiration. (Vad betyder ens ”white genocide”?!) Eftersom de här åsikterna hos människor är en produkt av de miljöer som de lever i (och som föder livsvärlden) så är de tämligen högljudda i sin iver att förklara för alla oss andra, vi som ännu inte kommit fram till samma insikt, att vi är dumma i huvudet som inte förstår. Av praktiska skäl blir vi en del av konspirationen.

Sanningen då? Finns den? Ja, det är klart att den gör i vetenskaplig bemärkelse kring det som vi har forskat om och lett i bevis. Med sanningen är det så att du inte kan sitta hemma vid köksbordet och tänka dig fram till hur det ligger till med saker och ting, som många entusiaster i post-sanningstiden verkar göra. Du behöver en teori, en vetenskaplig metod, anslag och tid.

Vad är en ”svensk värdering”? Utövaren av valda sanningar fnyser bara och säger något i stil med att ”alla vet vad som är svenskt” och ser i sitt inre naturmiljöer och röda stugor från Siljansbygden, en nyss upphälld nubbe, Kalle Anka på julafton och känner en inte helt oangenäm känsla av att det var bättre förr.

Vi blir självgoda i våra valda sanningar. Ateister och troende, Sverigevänner och liberaler, djurgårdare och hammarbyare. Att kasta oket från valda sanningar kräver ett aktivt val varje dag: det reflexiva förhållningssättet.

En organisation med självgoda medlemmar är sannolikt inte så innovativ och lär inte vinna i längden. Det finns all anledning att bli på sin vakt när någon säger att ”så här har det alltid varit”. En relation där vi bråkar om rätt och fel utan att nå konsensus lär inte bli långvarig.

Jag önskar att vi pratade mer om det här på våra arbetsplatser. Det behöver inte vara tillkrånglat utan kan vara en stående punkt på varje APT: ”Vilka är vi just nu, vad gör vi och hur skapar vi den bästa möjliga produktionen samtidigt som vi har den bästa trivseln och tryggheten?”

Bara när vi pratar med varandra finns det en rimlig chans att få syn på våra egna och andras valda sanningar. Och bara då kan vi verkligen öppna upp oss mot förändringar. Om vi får tid att prata med varandra kan vi dela livsvärld en stund. Du behöver inte tycka som jag men jag är nyfiken på hur du tänker.

I post-sanningstiden, där de valda sanningarna trendar, är enda botemedlet mot dumheter att backa, lyssna, lära av, lära om, lära nytt. Det kräver mod.

Att låtsas att något är sant bara för att det känns rätt kräver inget alls, det är lika enkelt och meningslöst som margarin och hushållsost på en skiva ljust bröd.

Vi måste fråga oss mer vilka vi vill vara när vi ser oss i spegeln på kvällen. Har jag tänkt hela varvet runt när jag tycker så här eller har jag kört fast i mitt eget huvud? Är jag blott en kålrot som ruttnar bort långt ute i spenaten eller är jag supernovan på himlen som vågar utmana mina egna stofila självvalda och inskränkta sanningar?

Läs gärna:

Tänka, snabbt och långsamt (Daniel Kahneman, Volante 2013)

Strategisk kommunikation: en introduktion (Falkheimer och Heide, Studentlitteratur 2013)

Tips för intranätet:

Vi bygger trovärdiga intranät och därigenom en trovärdig intern kommunikation och företagskultur om vi låter innehållet vara objektivt. Fritt från politik och rensad från säljande formuleringar. Styrande texter som policys och riktlinjer funkar bäst om de är tydliga, direkta.

Våga berätta om felsatsningar och dra lärdomar av dem.

Skapa ett nyhetsflöde med objektiva nyheter. Låt medarbetare och chefer utrycka sina sanningar men gör det inom ramen för klassiska nyhetstexter ur tredje person, med vinkel, nyhetsvärde, pratminus och olika röster. Det här hjälper till att bygga trovärdighet för organisationen i längden.

Publicerat i Intern kommunikation, Meningsskapande kommunikation | Lämna en kommentar

WSA:s Möt vinnarna 2016


Jag pladdrade om kommunikationssystem, intern kommunikation i allmänhet och intranät i synnerhet idag på Web Service Awards Möt vinnarna-event. Tack till er som lyssnade och kom med bra frågor. Seminariet webbsändes och kan ses i efterhand här.

Bild: Pierre du Rietz

Publicerat i Intranät | Lämna en kommentar

Om polls (omröstningar) som ett sätt att skapa liv och puls

mossop_polls

Det är innehållet som driver oss till en webbplats. Den kan vara hur snygg som helst med stora härliga bilder och rullande textremsor men om det inte finns något innehåll att ta del av, som uppdateras och har liv och puls, så har jag ingen anledning att gå in där.

Ett bra innehåll hittar sina målgrupper så du behöver inte lägga fokus på att fundera över vad som tilltalar olika målgrupper (en gammal favoritsyssla för kommunikatörer). Lägg i stället fokus på att göra innehållet – texten, filmen, grafiken, podcasten – så bra som det bara kan bli.

Och bort med allt onödigt tjafs. För inte alls länge sedan hade webbplatser ingångssidor. Man kom in på en ingångssida, som hade en stor och fin bild eller kanske till och med rörlig grafik och rullande textremsor, och så förväntades man klicka på ”Enter” för att sedan eventuellt komma till ett innehåll.

Facebook, YouTube och LinkedIn är bara tomma kärl för innehåll. Det man i första hand tänker om Facebook och YouTube är knappast att åh, vilken härlig design. ”De här blåa och vita Facebook-färgerna harmonierar verkligen med varandra så att jag blir alldeles lugn i kroppen.”

Detsamma gäller för intranätet. Utan sitt innehåll blir intranätet en tom och öde plats.

Vårt uppdrag som intranätsredaktörer är att skapa bra innehåll och göra internet lite roligare och lite mer intressant. En poll i verktygslådan är en given beståndsdel på ett bra intranät.

Jag vill skriva om polls. Alltså sådana där omröstningar som man ser då och då på webbplatser.

Jag känner en stark kärlek till polls. Polls är en sådan där funktion som jag trodde var en kill your darling och ingen skulle bry sig om men den har visat sig vara mycket framgångsrik. Åtminstone hos oss. Jag försvarar polls alla dagar i veckan. Jag är kanske inte beredd att dö för polls men ett kraftfullt ”heja, heja” har jag inget problem att utropa som stöd för alla intranätsredaktörer därute som funderat i den riktningen.

Det måste vara enkelt. Vilken är din favoritsill på julbordet? Hur mycket är det okej att dricka på personalfesten? Vilket tv-program ser du helst i höst? Och så fyra enkla och lite roliga svarsalternativ. Häng på en kommentarsfunktion så kan det till och med bli ett samtal kring frågeställningen.

Jag döpte vår poll till ”Veckans fråga” och nu har funktionaliteten rullat i snart ett och ett halvt år, med en ny fråga varje måndagsmorgon. Mer än en fjärdedel av de drygt tvåtusen användarna svarar varje vecka.

Vid sidan om det banala finns det också utrymme för allvar. Under en mångfaldsutbildning i höstas ställde vi många frågor om normer och fördomar (kanaler samverkar!). De mest hjärtskärande svaren kom i en fråga om man känner sig som en i gänget på jobbet. En viss andel procent känner sig utanför. Detta väckte reaktioner och det blev en chans att belysa vad som faktiskt görs i frågan. Samtalet hade kanske aldrig kommit igång utan pollen.

Ibland måste man ta kalkylerade risker och våga. De bästa frågorna ska nog kännas lite obehagliga att ställa även om det kan vara otäckt att se vilka resultat som ramlar in och vilka diskussioner som eventuellt kommer efter. Men hellre upp med saker på bordet, tänker jag, för det är ju först då man kan börja utvecklas.

Har du stulit på jobbet? Händer det att du gömmer dig på toaletten för att du inte orkar jobba? Går du till jobbet med glädje och energi? Känner du dig trygg när du är på väg till och från jobbet? Finns det någon du är riktigt osams med på jobbet? Fjäskar du för chefen? Händer det att du pratar skit om kollegorna?

Pollen kan fungera som en pulsmätning med omedelbara svar, en mätare på hur upplevelsen på arbetsplatsen är just nu.

Den sistnämnda frågan ställde jag för inte så länge sedan. Hur mycket skitpratar vi egentligen på arbetsplatsen? Sannolikt varken mer eller mindre än i privata situationer och den som klickar svarsalternativet ”Aldrig” håller sig sannolikt inte till sanningen. Men ändå svarade tretton procent: ”På heder och samvete – aldrig!” Över sextio procent erkände att det händer då och då.

Det måste finnas liv på ett intranät. Det måste kännas som att något pulserar under ytan, att intranätet bara är en front för något så mycket större, en organisation full av rörelse och människor. Det ska vara enkelt och roligt med en poll men det kan också vara en aning tillspetsat och vågat. En lyhört formulerad poll fångar in dagsformen på organisationen och hjälper till i samtalet. Känner du att du vågar uttrycka dina åsikter? Pratar du i stolta ordalag om din arbetsgivare? Kommer du att utnyttja friskvårdspengen i år? Äter du lunchlåda eller ute på stan? Hur många ägg äter du i påsk?

Pollen kan också fundera som veckans dilemma, nästan som en värderingsövning. Kopplad till något som är högaktuellt just då blir det effektivt.

När vi gjorde WSI-undersökning senast var en av fritextkommentarerna kritisk till Veckans fråga. Måndagen därpå ställde jag så klart frågan till användarna. Ska Veckans fråga vara kvar? Sextioåtta procent svarade ”Jag har svårt att föreställa mig ett liv utan Veckans fråga.” Endast nio procent ville ha bort den. Så pollen får vara kvar i ett år till.

Publicerat i Intranät, Meningsskapande kommunikation | Lämna en kommentar

”Det här ska ut” duger inte som metod om du verkligen vill nå fram

Vi låtsas att det handlar om att alla behöver ta ansvar för att hålla rent och snyggt i personalköket och ta ansvar för sina gamla matlådor – alltså en fullständigt meningslös syssla som säkert är jätteviktig men som ingen är intresserad av. Det har blivit min arbetsuppgift att säkerställa detta så jag har tänkt på kammaren en tid och sedan skriver jag ett mejl om det och skickar ut det.

Märkligt nog visar det sig några dagar senare att de flesta inte har läst mitt mejl. De som har läst det har nog läst väldigt hastigt för det står fortfarande kvarglömda matlådor i kylskåpen. Så jag skriver ett nytt mejl och skickar igen, flaggat med brådskande. För säkerhets skull skriver jag också ut mejlet och sätter upp i köket. Jag får till och med intranätsredaktören att skriva en blänkare om det på vårt intranät fastän folk aldrig loggar in där.

Av någon anledning verkar informationen ändå inte nå fram. Kvarglömda matlådor hopar sig i kylskåpen och det är rörigare än någonsin i köket.

Vi kan stoppa där för vi vet hur det här fortsätter. Det slutar nämligen inte, det bara fortsätter och fortsätter, år efter år. Det blir fler och fler mejl och fler och fler lappar med allt större stil och allt fetare rubriker.

Vad är det som gör att det är så svårt att nå fram? Svaret är enkelt: om folk kan strunta i en sak så kommer de att göra det.

Det börjar ju redan i skolan. Jag gjorde inte matteläxan. ”Varför då?” undrar läraren. Jag har inget bra svar på det men jag drar till med en vit lögn: ”Det var en hund som åt upp den.”

Till och med när vi blir så arga för att folk inte gör som vi säger och skriver en policy och ber vd skicka ut den så gör folk ändå inte som de ska. Folk gör i stället nästan alltid som de alltid har gjort, det vill säga: på sina egna villkor.

Vi människor är slavar under vårt meningssökande. Vi är inte robotar. Vi är känslostyrda varelser som bara kan göra en sak i taget och har otroligt svårt för att göra saker som vi inte förstår meningen med, inte håller med om eller inte, med våra egna mått att mäta, finner relevanta.

I forna tider pratade vi om brus och sa att det är väl klart att vi inte når fram till varandra i bruset, med tanke på allt som vi ska hinna uppfatta under en dag. Men det handlar inte om brus. Min ett och ett halvt-åring kan få syn på sin farmor i en folksamling med hundra personer. Vi har exceptionella hjärnor när det kommer till att sortera information och det verkar få plats hur mycket som helst.

Om vi inte når fram till varandra ens med skitsaker som kvarglömda matlådor hur ska vi då nå fram till varandra när något verkligen är viktigt?

När brandlarmet går tittar alla upp.

”Är det en övning?”

Jag avslutar påminnelsemejlet om matlådorna i köket som jag just är i färd med att skicka ut och tar min jacka. Vi masar oss ut i snigelfart. Någon går tillbaka för att hämta handväskan. I trapphuset skallar samtalen mellan betongväggarna. Omsider har vi rört oss ut ur huset och ansluter oss till de allt stridare strömmarna av folk som verkar vara på väg åt det håll där uppsamlingsplatsen eventuellt är.

Det är först när vi kommer ut som vi känner den stickande doften. Vi hör sirenerna. Vi hör rop från de övre våningsplanen. Folk ser på varandra. Är det på riktigt? Ser det ut som om de klättrar ut genom fönstret? Herregud, är det där lågor?! Nej, ramla inte!

”Det var som i en film”, säger många som berättar om olyckor de varit med om.

Vi är sådana sömngångare i det som vi är, i våra jag, i livet som vi lever i tron att det är på våra egna villkor att när verkligheten drabbar oss så vaknar vi inte ens då. Hur ska vi då vara kapabla att ta till oss meningslös information om att det är ”dax att hålla rent och snyggt i köket”?

Som arbetsgivare vill man gärna ha kraftfulla kanaler för att nå ut med information som är så pass viktig att alla ska ta del av den. ”Allt är inte intressant för alla”, brukar jag säga på jobbet. Det som den enskilde medarbetaren upplever som intressant behöver nödvändigtvis inte heller vara viktigt på riktigt. Den arbetsgivare som verkligen vill nå fram har ett jättejobb framför sig med att bygga upp sändkanaler och pratkanaler och värderingar och organisationskultur, allt sådant som hänger ihop om man vill vara bra på intern kommunikation. Om du verkligen vill nå ut med viktig information måste du först förklara vad som är meningen med i stort sett allt som pågår i organisationen innan folk har möjlighet att sortera ut och förstå att det som just du vill säga är viktigt.

Om syftet är att driva verksamheten framåt snarare än att bygga perfekta kommunikationsmodeller är den allra bästa metoden att börja med väldigt enkel: prata om det. Det finns ingen mer effektiv metod om man vill kommunicera något som är viktigt. Säg det bara. Om det är viktigt, berätta varför, så får man hoppas att folk lyssnar. Kalla till en samling eller bjud in dig själv på alla avdelningsmöten du kan hitta.

”Men var är kommunikationsplanen, vilka är målgrupperna och hur når vi dem? Vilka kanaler använder vi och hur kan de samverka på bästa sätt?” Ja, det är bra om man gör det också men har du bara tid för en kanal lägg då hellre energi och tid på att prata med varandra.

Den som uppfann brandövningen förstod ett och annat om vår inlärningsförmåga. Vi gör inte brandövningar för att det är trevligt med frisk luft utan för att jobba in utrymningsvägen i kroppen. Får vi information både auditivt (larmet som tjuter) och motoriskt (promenaden till utrymningsplatsen) så ökar sannolikheten att vi hittar rätt när det verkligen gäller. Jag minns fortfarande utrymningsvägen och återsamlingsplatsen från lekskolan vid Björnberget i Kumla.

Teaterskådespelare pluggar en tjock lunta med text när de jobbar sig in i rollen men det är först när repetitionerna sätter igång och alla rörelser tillkommer som texten verkligen sätter sig. De förankrar texten i rummet när de rör sig i scenerna och samspelar med de andra skådespelarna.

Att prata med varandra är den enda kommunikationsmodellen som verkligen fungerar och som har möjligheten att få organisationsmedlemmarna att nå högst kunskap och förståelse. I kombination med pålitliga kanaler för informationsspridning är den oslagbar.

Problemet är inte att modellen funkar, för det gör den, problemet är att den tar tid och att organisationer inte bygger plattformar för pratet eller prioriterar så att ledarna har tid för att prata med varandra, med stödfunktionerna, med ledningen och med sin personal. Det är ledningen och ledarna och i viss mån stödfunktioner som HR, IT, kommunikation och ekonomi, som behöver göra grovjobbet och vara de som ska se till att samtalet blir till. De behöver inte ta ansvar för själva samtalet och vad det nu leder till men de måste agera glada påhejare och se till att informationsunderlaget är tillgängligt. Den internkommunikationsstrateg som inte tänker in ledarskapets och stödfunktionernas nyckelroller kommer att misslyckas. Om man nu vill ha en gemensam förståelse, alltså. Det här finns det gott stöd i forskningen för. Hur bra övriga kanaler för intern kommunikation vi än har så är det ändå alltid närmaste chefen som är den viktigaste kanalen. Men hur ska hon kunna svara på alla mina tusen frågor om hon inte har tillgång till ett bra informationsunderlag och bra stödfunktioner med hög servicenivå?

Detta är viktigt: om alla har tillgång till samma gemensamma informationsunderlag, via exempelvis ett bra intranät, så kan man ägna en APT åt att prata utveckling. Ledarens roll är att lotsa i samtalet, navigera i informationsunderlaget och peka ut sådana delar som är extra viktiga. Du kan bygga ett superbra intranät men om inte innehållet där också fångas upp i de fysiska mötena så missar man stora chanser till utveckling, innovation och gemensam förståelse. Det är pratet som bygger företagskulturen. Det är genom språket som vi bygger våra flyktiga verkligheter, från dag till dag och månad för månad. Det är genom samtalen som vi sätter in oss själva i det större sammanhanget och skapar känslan av att vi lever på våra egna villkor.

Som internkommunikatör är min roll alltså att se till att informationsunderlaget är tillgängligt för alla och sedan att stå på barrikaderna och kämpa så att det avsätts tid för att prata med varandra. Det förra är enkelt: skapa och driv ett bra intranät. Det senare är svårare. Tidsbristen och prioriteringarna är alltid det vi slåss emot i organisationen, hur mycket god vilja det än finns för glada initiativ från HR- och kommunikationsavdelningarna.

Bra intern kommunikation tar tid. Det leder till att självklarheter som övning och testning kanske väljs bort på grund av tidsbrist eller oförståelse. Men den som gör ett rejält förarbete sparar folks tid så det är värt det. Öva inför presentationen. Låt folk läsa din text. Bygg kommunikationsprototyper och testa dem på olika referensgrupper innan du kör igång.

”Det här ska ut”, hör man ofta, i alla fall om man jobbar med kommunikation. Men det duger inte som metod om du verkligen vill nå fram. Mycket faller tillbaka på att den som är ansvarig för informationen också måste vara ansvarig för att tillgängliggöra den, att göra sig förstådd. Det räcker inte att skriva ett oläsligt mejl med otydliga instruktioner om trivsel i köket och matlådor i kylskåpen om du förväntar dig att folk ska göra som du vill. Inte ens om du använder fetstil och understrykningar kommer folk att förstå dig. Jag, som skriver den här texten, ansvarar för att den är så tydlig och rättfram som möjligt. Du som läser är endast ansvarig för att ställa frågor om det är något du inte förstår. I det bästa och mest ideala kommunikationsklimatet flyter informationen fritt och transparent och alla har tillgång till det de behöver när de behöver det. Då kan vi börja prata med varandra på allvar och sluta att säga att ”det här ska ut” och leva i illusionen att när vi har skickat informationen så är den också ”ute”, det vill säga uppfattad och korrekt tolkad.

Då kanske vi har tid att samlas allihop i köket då och då och städa tillsammans och prata om hur vi vill ha det i våra gemensamma rum på arbetsplatsen.

Läs gärna

Strategisk kommunikation: en introduktion (Falkheimer och Heide, Studentlitteratur 2013)

Publicerat i Intern kommunikation, Meningsskapande kommunikation, Transmission | Lämna en kommentar

Så skapar vi Sveriges bästa intranät – i 10 steg

Sluta aldrig kladda om du vill skapa Sveriges bästa intranät.


Bygg inga luftslott. Håll det enkelt. Steg för steg. Alltid med användarnas bästa för ögonen.

”Vad enkelt det är”, brukar folk säga som kommer och tittar på vårt intranät. Det är som om de blir förvånade över att vi inte har en massa fräna funktioner, rörlig grafik och rullande textremsor.

Men det är inte enkelt att skapa bra intranät som användarna gillar och som skapar nytta för företaget. Det krävs vilja, hårt arbete och rätt prioriterade resurser.

Här är en sammanfattning av hur vi på Martin & Servera arbetar när vi varje dag skapar Sveriges bästa intranät, prisat 2015 och 2016 av Web Service Award.

(1) Ditt syfte avgör vad intranätet ska vara och hur du ska jobba

Gå och lyssna på Pierre Du Rietz, chefsanalytiker på Web Service Award (WSA), om du inte redan har gjort det. Det brukar finnas flera möjligheter varje år lite här och var i landet. Jag har lyssnat på honom några gånger under åren och hans mission när det gäller intranät är att de ska ha ett syfte. Det har han naglat fast i min hjärna, så tack för det, Pierre. Om intranätet inte har ett syfte, varför ska då användarna gå in på det? Om det inte finns ett syfte, hur ska man då kunna ta fram mätbara mål så att det går att följa upp att man faktiskt gör rätt saker?

Allt detta känns självklart men enligt de WSI-undersökningar WSA gör varje år så uppger en oroväckande stor andel av intranätsredaktörerna att de inte har något uttalat syfte med sina intranät.

Vi befann oss 2014 i ett läge där det inte fanns något intranät. Folk var hänvisade till mejl, filserver, oregelbundet utkommande personaltidning och anslagstavlor. Cheferna förväntades informera personalen, vilket var en omänsklig uppgift när informationsunderlaget ofta var bristfälligt och sällan lagt i någon prioriteringsordning. I medarbetarundersökningen uppgav folk att de inte riktigt hade koll på vad vare sig ledning eller de andra avdelningarna och funktionerna egentligen gjorde hela dagarna.

Om vi verkligen ville bidra till att förbättra den interna kommunikationen så var ”koll på läget” ett bra syfte, tyckte vi. Alla, oavsett vem man är eller vilka förkunskaper man har, ska kunna gå in på intranätet och direkt skaffa sig koll på läget.

Med ett så tydligt syfte blev det mycket enklare att sätta upp principer och ramar för nyhetsflödet och att bygga upp informationsstrukturen. Innehåll som inte stämmer överens med syftet väljer vi bort. Och det är ett arbete som pågår varje dag. En av de tråkigaste uppgifter jag har som ansvarig för intranätet är att tacka nej till alla knäppa, roliga, smarta och högst genomtänkta idéer som kollegorna runtom i landet har. Inte för att de är dåliga utan för att de inte passar in i ramarna.

Vi har fortsatt med syftet ”koll på läget” sedan starten i oktober 2014 och vi fortsätter med det tills användarna börjar tycka annat. Vår arbetsplats utvecklas ju, så om några år är det rimligt att vi behöver hitta ett annat syfte med intranätet.

Tips:

Läs de senaste årens rapporter från WSA, ”Hur mår Sveriges intranät”. Där finns en hel del tips på hur du ska göra – och hur du inte ska göra – om du vill lyckas med ditt intranät.

(2) Ledningen måste resurssätta, annars går det inte

Om inte ledningen förstår vikten av en väl fungerande öppen intern kommunikation blir det svårjobbat för den ambitiöse intranätsredaktören, närapå omöjligt. Ledningen måste vilja satsa och säkerställa att det finns resurser, både centralt och lokalt.

Vi kommunikatörer ska hinna med så himla mycket – extern och intern kommunikation och press och PR och layouta broschyrer och ratta sociala medier och stå på mässor och krishantera – men om du ska lyckas måste någon på kommunikationsavdelningen jobba bara med intranätet, helst på heltid. De företag som satsar på det får sannolikt bättre intranät och i förlängningen ett bättre kommunikationsklimat och en mer öppen företagskultur.

Det är olika logiker för intern och extern kommunikation och alla olika kanaler som vi kommunikatörer använder. Att som ensam kommunikatör hinna navigera i allt detta och göra ett bra jobb – med tuffa krav över huvudet – leder bara till tårar och utbrändhet.

Jag arbetar tack och lov på en öppen och värderingsdriven arbetsplats. Vi har ett innovativt klimat och det är högt i tak. Men därmed inte sagt att jag inte blir ifrågasatt. Det är mitt jobb att vara specialist på intern kommunikation och på intranät och då vill det till att jag kan svara på skarpa frågor och klara av att kommunicera ägarnas och ledningens linje samtidigt som jag har användarnas bästa för ögonen. Det är rimligt att det sätts mätbara mål på mig och redaktörerna och att vi kan leda i bevis att intranätet gör skillnad.

Tips:

Ledningen brukar tycka om att få saker och ting presenterade i siffror. Ett sätt att presentera nyttan med intranätet är att redovisa arbetstid som folk lägger på att söka efter information. Om en person lägger 10 minuter om dagen på att söka efter information är det ungefär 32 timmar om året. Ta det gånger antal anställda. Om intranätet kan få ner tiden det tar att exempelvis hitta en person eller lunchmatsedeln så ökar det inte bara trivseln på jobbet utan gör att folk får mer tid över till att lösa sina arbetsuppgifter.

(3) Välj webbyrå med folk som du gillar

Oavsett om du väljer EPiServer (jag väljer alltid EPiServer) eller Sitevision eller SharePoint eller whatever så kommer webbyrån att leverera en standardlösning och sedan anpassa den efter dina behov och integrera mot de system som ni vill koppla ihop med. Alla byråer klarar av det här tekniska arbetet med god kvalitet så det är mycket viktigare att du faktiskt gillar personerna på byrån mer än deras tekniska kvaliteter. Du ska jobba jättemycket med de här människorna så värdera i första hand deras kommunikativa förmåga och deras humor. Försök komma förbi säljarna så fort som möjligt (det är inte dem du ska jobba med) och se till att få träffa teamet.

Arbetet tillsammans med webbyrån fortsätter efter det att intranätsprojektet är färdigt. Det tar aldrig slut. Du kommer att ha en ständig dialog med webbyrån. Se till att ha ett bra supportavtal och se till att rapportera alla buggar direkt när de uppstår och var supertydlig i kommunikationen med kodarna så att de förstår vad du vill ha hjälp med.

Var mån om goda relationer med både webbyrå och IT-avdelningen. Skäll aldrig och jaga inte folk med blåslampa om du inte verkligen måste. Ibland är buggar krångliga att felsöka och kan ta tid men släpp aldrig – är något fel ska det åtgärdas inom rimlig tid.

Se också till att ha en utvecklingsbudget varje år för små och stora förändringar och förbättringar – och sitt regelbundet ner med webbyrån och prata utveckling. De flesta av dem har fantastisk kompetens som kan hjälpa dig att komma vidare i utvecklingen.

Tips:

Ta användarnas hjälp och skapa kanaler så att de kan rapportera fel till dig, som du tar vidare till webbyrån. Samla in så mycket fakta som möjligt från användaren: ”Vilken webbläsare? Kan du ta en skärmdump? När uppstod felet? Har det hänt förut? Är någon kollega också drabbad? Vad heter hon?”

(4) Håll det enkelt – skapa en enkel arkitektur

När du ska börja bygga ditt intranät, håll det enkelt. Ta bara med det mest nödvändiga. All den där informationen som finns utspridd överallt, på filservrar och i folks huvuden, behöver gallras ordentligt. Allt är inte viktigt. Självklart ska ledningssystem och personalhandbok med på intranätet men gör gärna en handpåläggning på språk och disposition. (När du börjar kunna samla in webbstatistik för de olika delarna i exempelvis ledningssystemet så kommer du bli förvånad över hur få som använder det. Då är det dags att starta ett projekt som ser till att fler hittar dit.)

Bygger du ett nytt intranät, som vi gjorde, har du lyxen att skapa något minimalt och sedan bygga på när folk börjar efterfråga ny funktionalitet. Bygger du om ett gammalt är det frestande att trycka på delete-knappen och börja om från början. Ingen kommer att sakna alla de där tiotusentals sidorna, de där femton år gamla nyheterna och de sju olika versionerna av samma Excelblankett som ligger spridda lite här och var.

Skapa nyhetsflödet, innehållssidor (om-sidor, handböcker, ledningssystem o s v), personsök, sök. Intranätet är ett tomt skal. Fyll det med bra, roliga och nyttiga saker, sådant som driver mot ditt syfte.

Bygg aldrig efter eget huvud. Genomför workshops i hela organisationen och låt alla funktioner, med folk på olika nivåer och i olika roller, vara med och bygga upp innehållet. Rita på tomma papper. Var kritiska. Diskutera. Få så snabbt som möjligt upp en prototyp som folk kan klicka runt i. Justera, gör om, gör nytt. Ni ska lägga ett jättepussel tillsammans men gör inte allt på en gång för det ni tycker är toppen idag kommer ni att skaka på huvudet åt om två år.

Se till att utbilda och få med lokalredaktörer redan i utvecklingen. Gör innehållsarbetet tillsammans. Gör grundjobbet som gäller för alla webbplatser. Det vill säga: hierarkisk innehållsstruktur, tydlig rubriksättning, enkelt språk, metataggar/sökmotoroptimering, även i dokumentfilerna beroende på vilken sökmotor du har. Var sak har sin plats på ett intranät och det är bara en enda plats; samma sak kan inte ligga på flera olika platser. Du kan länka men det får bara finnas en källa. Åter: sträva mot det enkla. Det är enkelt om saker och ting har en naturlig, enda plats.

Och ta det lugnt med dokumenten. Kanske kan alla de där Word-dokumenten som det är frestande att bara slänga in i en lista bli HTML-sidor i stället? Då blir det ju enklare för användarna att läsa.

Det ska gå att söka på allt och du måste förstå att folk använder sökrutan när de inte hittar. Faktum är att även om innehållsstrukturen är intuitiv och byggd utefter vad en massa fokusgrupper tycker så använder folk helst sökrutan om det är en bra sökmotor. Om det är en dålig sökmotor, eller om du inte sökmotoroptimerar, så använder de den i alla fall men hatar den.

Tips:

  1. Krångla aldrig till språket.
  2. Skriv kort.
  3. Bildsätt gärna innehållssidor men strunta i det om du inte har någon bra bild, bildsätt dock alltid nyheter.
  4. Ge korsreferenser för att skapa sammanhang och locka till vidareklick.
  5. Om du har systemlänkar (populärt kallat något i stil med ”Mina verktyg”), försök i möjligaste mån säkra att inloggningsuppgifter följer med när användaren byter plattform.

(5) Ta ansvar för nyhetsflödet – rollen som nålsöga

”Varför är detta en nyhet – har detta nyhetsvärde? Vem ska läsa?”

Det är väl de vanligaste frågorna jag ställer när kollegorna vill ha hjälp med att publicera en nyhet på intranätet. Nyhetsflödet på intranätet riskerar att bli en stor slasktratt där allt slängs ut åt höger och vänster utan någon som helst fingertoppskänsla eller styrning. Det blir svårt för användarna att sortera ut det som är viktigt. Efter en stund tröttnar de och letar nyheter någon annanstans.

Någon behöver ta ansvar för detta.

Om du är huvudredaktör är det du som är nålsögat och som ska kvalitetssäkra allt innehåll på intranätet. När du är modig och tackar nej till innehåll som inte hör dit – när du följer syftet med intranätet – blir innehållet bra och trovärdigt.

Om du ska ha ett nyhetsflöde behöver du både ta ansvar för att bearbeta nyheterna så att de är värda att läsa och att se till att flödet aldrig stannar upp. Här finns det alla möjligheter i världen att skapa liv och puls och bygga företagskultur. Tänk på intranätets startsida som en ögonblicksbild av organisationen. Detta är vi just nu. Hit är vi på väg. Kolla vad mycket roligt som händer! Berätta om alla vi som jobbar här och vad vi hålls med hela dagarna. Blanda humor och nyfikenhet och allvar. Se på din roll som intranätsredaktör som om du vore lokalredaktör för en lokaltidning. Dina läsare bor i samma stad som dig. Skriv och berätta om det som rör er alla.

Tips:

  1. Skriv enkelt. Ange alltid vem som är ansvarig. Ta inspiration från de journalistiska grundprinciperna: objektivt, sakligt, korrekt, med angivna källor, där flera parter kommer till tals. För varje sådan text ökar trovärdigheten för intranätet som en pålitlig informationskanal.
  2. När något händer kommer användarna att söka sig till intranätet för att hitta information. Se till att händelsekrisen toppar nyhetsflödet och se till att uppdatera så länge krisen pågår i samarbete med dem som hanterar krisen.
  3. Informationen i nyheter – och på innehållssidor också för den delen – ska vara presenterad på ett sådant sätt att alla ska kunna förstå utan förkunskaper. Alla texter ska leva sitt eget liv och bära sig själva. Men därmed inte sagt att specialisterna i organisationen, som kan väldigt mycket om sina områden och gärna vill ge mycket bakgrund, inte ska sammanfatta sina texter.

(6) Intranätet skapar mening och sammanhang

Intranätets roll ska alltid vara att skapa mening och förståelse för det som händer i och omkring organisationen. Det är klart att det också är en viktig kanal för att sända information men det är svårt för mottagarna att ta emot, tolka och hitta mening i sänd information om de inte har en grundförståelse för kontexten. Ett bra innehåll på intranätet mixar reportage, intervjuer/porträtt och nyheter med rena informationssidor, bloggtexter, ledningssystem och fördjupningsartiklar.

Vem får prata? Det är bra om alla nivåer i företaget får komma till tals. Medarbetare, ledare, fackförbund. Kvinnor och män i alla åldrar och på alla nivåer och från alla möjliga bakgrunder. Lägg ett filter på allt innehåll och se vilka som får mest plats och vilka människor, grupper, funktioner som inte syns alls. Åtgärda!

Skriv på tuschtavlan 100 gånger: ”Allt är inte intressant för alla”. När du skapar innehåll för en intern målgrupp så kommer inte alla att ta del av den. Du kan lägga ner hur mycket jobb som helst men det kommer ändå finnas de som är totalt ointresserade. Jag har skrivit om lunchmatsedeln här, som ett exempel på att det som är mest intressant kanske är lite oväntat.

  • Vi har olika förkunskaper
  • Vi har olika intressen
  • Vi har bra och dåliga dagar

Den intranätsredaktör som har ett syfte och som är tålmodig och gnetar på kommer att märka att användarna börjar uppskatta att innehåll som inte är intressant för dem ändå finns där. För då kan de skaffa sig koll när de känner att de skulle vilja det. Man kanske inte har tid att läsa allt men det är en trygghet att känna att det ändå finns en plats att vända sig till när man undrar något.

(7) Öppenhet och transparens

Intranätet är navet i den informationsdelning som sker mellan grupper och individer i en organisation. Det kommer aldrig att bli mer öppet och transparent än vad organisationens ledare och chefer vill. I värderingsdrivna organisationer är en av byggstenarna att man lär sig av misstagen. Som redaktör för ett intranät kan det vara frestande att vilja skriva också om det som är svårt och om det som går dåligt. Tänk så förvånad man kan bli när ingen annan vill det! Lyxen av det navelskåderi som finns inom den ideella sektorn – eller det äh-skit-samma som finns inom offentliga sektorn – gäller sällan för näringslivet. Här är det ägarnas pengar det handlar om och i slutändan, om något går fel, ska någon ta ansvar för det. Det är inte alldeles säkert att man vill tvätta byken på intranätet.

Som intranätsredaktör måste du vara beredd att om inte försvara så åtminstone förklara varför öppenhet och transparens vinner i längden.

Öppenhet ger möjlighet till att skapa förståelse för ledningens planer och strategier och transparens hjälper ledningen att skapa ett innovativt klimat där medarbetare och ledare vågar testa saker och göra fel. Ingen vågar ta en risk om man riskerar att förlora jobbet. Men en kalkylerad risk, ett test, är välkommet i den öppna, transparanta och innovativa organisationen.

4 tips till mer öppenhet på intranätet:

  1. Om du skriver om exempelvis arbetsmiljö, en omorganisation eller ett nytt avtal intervjua också fackliga företrädare och låt de ge sin bild.
  2. Uppmuntra ledningen att skapa en innovationstävling om hur företaget kan utvecklas. Håll tävlingen med intranätet som nav.
  3. Skapa en stafettblogg och låt olika avdelningar och röster ha hand om den på vecko- eller månadsbasis.
  4. Rapportera minut för minut under en händelsekris och låt organisationen själva upptäcka vilka fantastiska insatser som genomförs när alla måste kavla upp.

(8) Kommentarer – närvaro och intresse

Kanske tycker din ledning att det är lite läskigt med kommentarsmöjligheter på innehållet. Ska vem som helst verkligen kunna skriva vad som helst?

Nej, naturligtvis inte. Därför måste det finnas tydliga regler för kommentarerna och närvaro i kommentarsfälten av dig som är huvudredaktör och av informationsägarna. All kommunikation sker på mottagarnas villkor och kommer alltid att tolkas. Kommentarer kan vara otydliga ibland och då är det bra om du som är huvudredaktör går in och ber om ett klargörande.

Oftast är allt frid och fröjd i kommentarsfälten. Det är lätt att som intranätsredaktör till och med tycka att det är lite tröttsamt att det mest är glada tillrop och sällan diskussioner. Men dina kommentarsfält speglar både organisationskulturen och medarbetarnas generella vana och lust att använda sociala funktioner. Sannolikt är det väl också så att de där samtalen om utveckling inte äger rum i kommentarsfälten utan någon annanstans, om de nu äger rum överhuvudtaget.

Ibland spårar det ur i kommentarsfälten. I alla organisationer finns det en klick människor som till synes verkar ägna hela dagarna åt att klaga på sin chef och uttrycka missnöje om verksamheten. De här personerna kommer att vilja använda intranätet som ännu en kanal för sitt missnöje. Din roll som huvudredaktör är att omfamna dem, inte blockera dem. Får du ett troll på halsen måste du hantera det. Helst genom samtal. Inte gärna genom samtal med chefer och HR-avdelning. Se på intranätets kommentarsfält som ännu en kanal för kommunikation mellan arbetsgivaren och den anställde och se till att den håller samma regelverk som alla andra kanaler. Häver någon ur sig oförskämdheter eller personpåhopp på arbetsplatsen så får det konsekvenser. Det ska det få också om man använder intranätet som kanal.

Fånga upp obesvarade frågor och se till att informationsägare går in och svarar. Moderera kommentarer som inte hör hemma i en tråd genom att sätta streck i debatten eller leda den åt rätt håll igen. Värna om både god ton och högt i tak. Var inte rädd för hätska diskussioner men tolerera aldrig osakliga påhopp på personer, grupper eller funktioner.

(9) Livscykelhantering

I en värld där allt förändras och utvecklas har allt innehåll ett bäst före datum. Allt innehåll på ett intranät måste livscykelhanteras, det vill säga: ha en förankring i tid och rum. När börjar informationen gälla, hur länge ska den gälla? Om den gäller tills vidare, vem ansvarar för att hålla koll på att informationsdelen inte blir inaktuell?

Hur många sidor och filer ligger det egentligen på svenska intranät och filservrar som ingen ansvarar för? Folk kommer och går i en organisation så det är klart att det får påverkan på intranätet. Den som inte vill ha ett arkiv x eller en stor informationskyrkogård måste se till att hålla koll på vilket material som publiceras, hur det hanteras medan det är publicerat – och sedan städa bort sådant som är gammalt.

För att veta vad som går att städa bort måste det finnas en ansvarig att fråga. Alltså behöver varje informationsdel eller varje sida en informationsägare. Informationsägaren måste vara en person som fortfarande jobbar kvar i organisationen.

Som redaktör behöver du ha mandatet att kunna städa bort gammalt material. Och du behöver ha kompetens för vad som gäller med exempelvis ledningssystemet. Om företaget exempelvis har en ISO-certifiering sker det revisioner med jämna mellanrum och då är det inte så bra om redaktören har rensat bort material för att det såg oviktigt ut.

Ytterst är en bra livscykelhantering av innehållet en kvalitetssäkring för användaren. Hon ska inte behöva tveka när hon söker på ett ämne och får en relevant sökträff. Informationen ska gälla. Om den inte gäller längre ska den bort. Om du inte livscykelhanterar slösar du bort folks tid.

4 grundtips för god livscykelhantering:

  1. Varje informationsdel eller sida på intranätet ska ha en informationsägare. Den personen ansvarar för att innehållet är uppdaterat och relevant. Det blir också mycket trevligare för användaren att uppleva att det finns en människa bakom informationen.
  2. Använd publiceringsverktygets möjligheter och bygg system för att ha koll på sidorna och påminn informationsägarna att med regelbundenhet gå in och granska och godkänna innehåll. Mycket användbart i ledningssystem.
  3. Radera omedelbart nyheter om fönstertvätt och innehåll med kort innehåll, så att de inte ligger och slaskar.
  4. Bygg en arkivfunktion för äldre reportage av god kvalitet, som det är värt att spara, så att de inte spammar ner sökmotorn.

(10) Mät, analysera, utveckla, testa, omvärldsbevaka

I samma stund som det nya intranätet finns på plats och användarna hittar dit (det ska naturligtvis vara startsida för organisationens standardwebbläsare och vara tillgängligt från alla tekniska plattformar) så börjar förvaltningsfasen.

Välj för guds skull en agil användarcentrerad utvecklingsmodell, där du bygger långsamt och steg för steg utifrån vad användarna gör på intranätet och vad de gillar och inte gillar. Det som inte används ska bort. Det som används i hög utsträckning går alltid att göra bättre.

Följ mönster i ditt statistikverktyg. Ta fram månadsrapporter och diskutera dem med redaktörsorganisationen. Lär dig att förstå dina användare.

Och fråga dem, exempelvis via genom att regelbundet genomföra en WSI-undersökning. Analysera resultatet. Gör workshops med representanter för användarna om nya steg i utvecklingen. Skapa referensgrupper som bara är ett mejl eller ett telefonsamtal bort. Vad tycker ni om detta? Tänker jag som redaktör rätt här? Jobba med den interna kommunikationen i organisationen. Hittar alla människor och grupper och funktionerna varandra med sin information? Varför inte? Hur kan intranätet hjälpa till?

Var envis. Kompromissa aldrig. Något kan inte bara fungera till hälften för det innebär att hälften av användarna kommer att vara missnöjda och undra vad i hela friden du håller på med. Det går alltid att skapa de perfekta lösningarna om man lägger tid och resurser på det.

Utveckla. Testa. Omvärldsbevaka, delta i nätverksdagar, be om hjälp. Och fortsätt så. Se till att det finns en budget för ständig utveckling men skynda långsamt. Bygg inga luftslott. Håll det enkelt. Steg för steg. Alltid med användarnas bästa för ögonen. Och ha roligt för om du har roligt på jobbet kommer användarna att märka det.

Publicerat i Intranät | 4 kommentarer

När det analoga möter det digitala

valkommen2

”Kommunikationskanaler samverkar”, brukade en gammal kollega alltid säga. Och det är så himla sant. Här är ett exempel på när en analog kanal samverkar med en digital och där budskap blir effektiva om de får röra sig mellan plattformarna.

Vår stora mångfaldsutbildning, där vi har utbildat alla 2 200 medarbetare i frågor om mångfald, normer, fördomar och inkludering på arbetsplatsen handlar bland annat om hur vi kan bli världens bästa arbetsplats. (Varför ha små och enkla mål när man kan ha stora?)

Några kollegor har fixat och donat med de här tablettaskarna och lådorna och budskapen under en tid och idag dök de upp.

Ta en tablettask, ha en fin dag, och posta din idé om hur vi kan bli en bättre arbetsplats på intranätet. Bra budskap, tycker jag!

Publicerat i Intern kommunikation, Intranät | Lämna en kommentar

Lunchmatsedeln – det viktigaste först


Om jag nu ska vara ansvarig för det här intranätet så måste jag vara det fullt ut, tänker jag där i personalmatsalens lunchkö. Även för länkarna. Även för det som alla andra redaktörer publicerar. Även för kommentarerna, de tekniska felen och webbläsarproblemen. Om jag ska vara ansvarig så måste det varje dag finnas en rastlöshet i mig. Vad är nästa nyhet? När städade jag sist? Hur blir det med den där buggen som ligger hos webbyråns support och dräller?

Om jag inte förser plattformen med nytt material dör den. Intresset falnar. Man använder mejlen i stället och sändlistan ”Alla”. Folk drunknar och dör i vågor av mejl märkta med ”Hög prioritet”.

Om jag inte ansvarar fullt ut för intranätet kommer någon på att vi behöver en ny mappstruktur på filservern som ”alla kan förstå och är lätt att hitta i”. Någon uppfinner ordet ”korslänkning”. ”Kan vi skapa en översiktlig Powerpoint eller Excelfil med länkar till den allra viktigaste infon? Bäst är nog om varje arbetsort har sin egen struktur för det som kommer från huvudkontoret är ingen intresserad av.”

Om jag ska vara ansvarig så måste jag veta vad användarna vill ha utan att de ens vet det själva och jag måste kunna överraska och skapa både fikarumssnackisar och åfanismer och märkvärdigheter. Och jag måste ha ödmjukhet nog att inse att oavsett hur bra innehåll jag själv än skapar så är det den glada amatören som river ner de största applåderna och de flesta gilla-markeringarna. Alltså måste jag ge utrymme för alla röster och inte bara min egen corporatevässade penna.

Det intranät som jag senast har varit med och skapat säger ganska mycket om den jag är och den bakgrund jag har, tänker jag vidare där i lunchkön.

Jo, jag tänker verkligen detta! Låt vara att tankegångarna vindlade sig under bara någon sekund men detta var exakt vad jag tänkte innan jag blev avbruten.

Jag danades som lokaljournalist, där varje text jag skrev skulle ha lokal prägel och vara relevant för lokala läsare. De ville inte läsa om klubbscenen i Stockholm. De bodde inte där. De ville läsa om vad som hände på klubbscenen i Örebro. Alltså var det vad vi skrev om. Och därför handlar allt innehåll på intranätet jag jobbar med idag bara om det som rör organisationen och dess människor och kontext. Intranätet har blivit som en lokalblaska och min roll som ansvarig är inte konstigare än att ratta en sådan. Jag väsnas till och med som den gamla redaktionschefen på tidningen där jag jobbade när jag utbildar nya redaktörer och försöker fästa små visdomsord i deras sinnen: ”Det viktigaste folk har är deras namn så se för fan till att stava rätt!”

Sedan jobbade jag inom folkbildningen ganska länge. Därför är mycket innehåll på intranätet just folkbildande och meningsskapande. Det är helt i sin ordning att provtänka i blogginlägg och jag har i min roll som ansvarig långt tålamod med kollegor som tänker med magen när de vill ändra på något.

Jag var också en kort stund på kommun och jobbade. Därför har vi en agil och användarcentrerad utvecklingsmetod för vårt intranät, för så är det verkligen inte i kommuner. Den som har bråttom ska inte jobba i kommuner för kommuner låter sig under inga omständigheter påskyndas. Kommuner är som gamla tanter som ska packa ihop efter tisdagens vävstuga – de vill så klart komma hem småningom men de har mycket att prata om först.

Så en kollega står intill mig i lunchkön och nickar mot menyn och säger att det står fel på intranätet. ”Det stod nåt helt annat på intranätet än vad det står här. Man blir ju alldeles förvirrad.”

Det är en fredag. Vintergrånaden slår in genom de stora fönstren. Det är en trivsam stämning, rentav gemytlig.

Lunchmatsedeln är det innehåll som användarna på vårt intranät mest tittar på, det stod klart några månader efter att huvudkontoret fått en ny lunchrestaurang. Statistiken visade att det söktes som aldrig förr på luncherna. Fastän vi har fler personalmatsalar runtom i landet hade det inte synts så tydligt i statistiken förut, åtminstone inte så tydligt att jag hade sett det, så kanske hade jag varit Stockholmsblind. I redaktörsgänget framkastades småningom en idé om att lyfta lunchmenyerna på intranätets förstasida i stället för att folk skulle behöva söka efter dem.

Strax efter mötet skapade jag en puff med länkar till lunchmenyerna och lade den på den näst bästa platsen på startsidan. (På den bästa platsen ligger en ruta om driftinformation som vi använder om affärskritiska system ligger nere.)

Lunchpuffen har förstås blivit den mest klickade delen på intranätet och jag vill tro att puffens placering i någon mån både förenklar och förgyller de dryga tvåtusen kollegornas arbetsvardag.

Nej, det är inte affärsplan, försäljningssiffror eller ledningsbrev som ligger på startsidans näst mest synliga plats på startsidan. Det är lunchmatsedlarna.

Innan lunchpuffen på startsidan lade den genomsnittlige användaren tio-femton sekunder på att skriva in sökordet och klicka rätt sökresultat (vi hade naturligtvis sökmotoroptimerat så att det räckte med att skriva ”lunch norrköping”, annars hade det tagit ännu längre tid). Därefter fick användaren scrolla lite för att komma förbi någon matbild som vi tyckte skulle göra sidan finare innan hon hittade rätt. Nu räcker det med ett enda klick så kommer användaren till rätt plats på intranätet på en gång.

I all sin enkelhet är detta en revolution för användarbarheten.

600 personer hade i snitt, enligt statistiken från Google Analytics, sökt på matsedlarna varje vardag. Vi räknar lite snällt och säger att användarna kanske har ägnat sammanlagt 11 sekunder på att söka och hitta rätt ort och matsedel, per vardag. Nu tar det två sekunder. Det är nio sekunders besparing av arbetstid per person. Det i sin tur är sammantaget tre timmar om dagen och 375 mantimmar om året, i arbetsdagar räknat. Det är så här vi kommunikatörer bidrar till affärsnyttan – via matsedlarna.

Det är inte jag som uppdaterar matsedeln. Så där i matkön ställs jag inför valet att antingen säga till kollegan att länken han klickat på leder till hemsidan där partnern som driver lunchrestaurangen lägger upp matsedeln – eller att ta ansvar.

Och detta är nu min poäng med denna långa, inledande harang i min blogg om intranät och intern kommunikation.

Om jag ska vara ansvarig för det här intranätet så måste jag vara det fullt ut. Även för länkarna. Även för sådant som jag inte råder över. Vad ska jag annars gå till jobbet för? Min arbetsdag måste ju ha en mening. Om matsedeln är det viktigaste just där och just då för en användare så ska det vara viktigast också för mig. Det är klart att det finns massor med information som är viktig inom en organisation och som behöver nå ledare och medarbetare men om du ska jobba med intranät och göra det bra så måste du navigera i ett landskap där både vd:ns månadsbrev och lunchmatsedeln är viktiga, utan att de för den skull tar ut varandra.

Intranätet är en ögonblicksbild av organisationen. Detta är vi just nu. När jag är hungrig vill jag veta vad det står på matsedeln.

Två år i rad har vi på Martin & Servera fått utmärkelsen ”Sveriges bästa intranät”. Jag tänkte med den här bloggen försöka förstå varför; dels för att bli bättre men förhoppningsvis också för att bidra till dialogen i de nätverk som finns därute. Jag tänker närmast på Intranätverk och på oss som springer på intranätsspåren på EPiServer Ascend och Webbdagarna och ibland ses vid pumptermosar och ståluncher och utbyter tankar och erfarenheter (eller mest frustrationer, om jag ska vara ärlig).

Så jag säger där i lunchkön:

”Det är viktigt att det blir rätt, så jag ska kolla upp det här. Det blir kanske inte min viktigaste arbetsuppgift idag men jag återkommer i frågan, världsapromise!”

Publicerat i Intranät | Lämna en kommentar