Om jag nu ska vara ansvarig för det här intranätet så måste jag vara det fullt ut, tänker jag där i personalmatsalens lunchkö. Även för länkarna. Även för det som alla andra redaktörer publicerar. Även för kommentarerna, de tekniska felen och webbläsarproblemen. Om jag ska vara ansvarig så måste det varje dag finnas en rastlöshet i mig. Vad är nästa nyhet? När städade jag sist? Hur blir det med den där buggen som ligger hos webbyråns support och dräller?
Om jag inte förser plattformen med nytt material dör den. Intresset falnar. Man använder mejlen i stället och sändlistan ”Alla”. Folk drunknar och dör i vågor av mejl märkta med ”Hög prioritet”.
Om jag inte ansvarar fullt ut för intranätet kommer någon på att vi behöver en ny mappstruktur på filservern som ”alla kan förstå och är lätt att hitta i”. Någon uppfinner ordet ”korslänkning”. ”Kan vi skapa en översiktlig Powerpoint eller Excelfil med länkar till den allra viktigaste infon? Bäst är nog om varje arbetsort har sin egen struktur för det som kommer från huvudkontoret är ingen intresserad av.”
Om jag ska vara ansvarig så måste jag veta vad användarna vill ha utan att de ens vet det själva och jag måste kunna överraska och skapa både fikarumssnackisar och åfanismer och märkvärdigheter. Och jag måste ha ödmjukhet nog att inse att oavsett hur bra innehåll jag själv än skapar så är det den glada amatören som river ner de största applåderna och de flesta gilla-markeringarna. Alltså måste jag ge utrymme för alla röster och inte bara min egen corporatevässade penna.
Det intranät som jag senast har varit med och skapat säger ganska mycket om den jag är och den bakgrund jag har, tänker jag vidare där i lunchkön.
Jo, jag tänker verkligen detta! Låt vara att tankegångarna vindlade sig under bara någon sekund men detta var exakt vad jag tänkte innan jag blev avbruten.
Jag danades som lokaljournalist, där varje text jag skrev skulle ha lokal prägel och vara relevant för lokala läsare. Läsarna ville inte läsa om klubbscenen i Stockholm. De ville läsa om vad som hände på klubbscenen i Örebro. Alltså var det klubbscenen i Örebro som vi skrev om. Och således handlar allt innehåll på intranätet jag jobbar med idag bara om det som rör organisationen och dess människor och kontext. Intranätet har blivit som en lokalblaska och min roll som ansvarig är inte konstigare än att ratta en sådan. Jag väsnas till och med som den gamla redaktionschefen på tidningen där jag jobbade när jag utbildar nya redaktörer och försöker fästa små visdomsord i deras sinnen: ”Det viktigaste folk har är deras namn så se för fan till att stava rätt!”
Sedan jobbade jag inom folkbildningen ganska länge. Därför är mycket innehåll på intranätet just folkbildande och meningsskapande. Det är helt i sin ordning att provtänka i blogginlägg och jag har i min roll som ansvarig långt tålamod med kollegor som tänker med magen när de vill ändra på något.
Jag var också en kort stund på kommun och jobbade. Därför har vi en agil och användarcentrerad utvecklingsmetod för vårt intranät, för så är det verkligen inte i kommuner. Den som har bråttom ska inte jobba i kommuner för kommuner låter sig under inga omständigheter påskyndas. Kommuner är som gamla tanter som ska packa ihop efter tisdagens vävstuga – de vill så klart komma hem småningom men de har mycket att prata om först.
Så en kollega står intill mig i lunchkön och nickar mot menyn och säger att det står fel på intranätet. ”Det stod nåt helt annat på intranätet än vad det står här. Man blir ju alldeles förvirrad.”
Det är en fredag. Vintergrånaden slår in genom de stora fönstren. Det är en trivsam stämning, rentav gemytlig.
Lunchmatsedeln är det innehåll som användarna på vårt intranät mest tittar på, det stod klart några månader efter att huvudkontoret fått en ny lunchrestaurang. Statistiken visade att det söktes som aldrig förr på luncherna. Fastän vi har fler personalmatsalar runtom i landet hade det inte synts så tydligt i statistiken förut, åtminstone inte så tydligt att jag hade sett det, så kanske hade jag varit Stockholmsblind. I redaktörsgänget framkastades småningom en idé om att lyfta lunchmenyerna på intranätets förstasida i stället för att folk skulle behöva söka efter dem.
Strax efter mötet skapade jag en puff med länkar till lunchmenyerna och lade den på den näst bästa platsen på startsidan. (På den bästa platsen ligger en ruta om driftinformation som vi använder om affärskritiska system ligger nere.)
Lunchpuffen har förstås blivit den mest klickade delen på intranätet och jag vill tro att puffens placering i någon mån både förenklar och förgyller de dryga tvåtusen kollegornas arbetsvardag.
Nej, det är inte affärsplan, försäljningssiffror eller ledningsbrev som ligger på startsidans näst mest synliga plats på startsidan. Det är lunchmatsedlarna.
Innan lunchpuffen på startsidan lade den genomsnittlige användaren tio-femton sekunder på att skriva in sökordet och klicka rätt sökresultat (vi hade naturligtvis sökmotoroptimerat så att det räckte med att skriva ”lunch norrköping”, annars hade det tagit ännu längre tid). Därefter fick användaren scrolla lite för att komma förbi någon matbild som vi tyckte skulle göra sidan finare innan hon hittade rätt. Nu räcker det med ett enda klick så kommer användaren till rätt plats på intranätet på en gång.
I all sin enkelhet är detta en revolution för användarbarheten.
600 personer hade i snitt, enligt statistiken från Google Analytics, sökt på matsedlarna varje vardag. Vi räknar lite snällt och säger att användarna kanske har ägnat sammanlagt 11 sekunder på att söka och hitta rätt ort och matsedel, per vardag. Nu tar det två sekunder. Det är nio sekunders besparing av arbetstid per person. Det i sin tur är sammantaget tre timmar om dagen och 375 mantimmar om året, i arbetsdagar räknat. Det är så här vi kommunikatörer bidrar till affärsnyttan – via matsedlarna.
Det är inte jag som uppdaterar matsedeln. Så där i matkön ställs jag inför valet att antingen säga till kollegan att länken han klickat på leder till hemsidan där partnern som driver lunchrestaurangen lägger upp matsedeln – eller att ta ansvar.
Och detta är nu min poäng med denna långa, inledande harang i min blogg om intranät och intern kommunikation.
Om jag ska vara ansvarig för det här intranätet så måste jag vara det fullt ut. Även för länkarna. Även för sådant som jag inte råder över. Vad ska jag annars gå till jobbet för? Min arbetsdag måste ju ha en mening. Om matsedeln är det viktigaste just där och just då för en användare så ska det vara viktigast också för mig. Det är klart att det finns massor med information som är viktig inom en organisation och som behöver nå ledare och medarbetare men om du ska jobba med intranät och göra det bra så måste du navigera i ett landskap där både vd:ns månadsbrev och lunchmatsedeln är viktiga, utan att de för den skull tar ut varandra.
Intranätet är en ögonblicksbild av organisationen. Detta är vi just nu. När jag är hungrig vill jag veta vad det står på matsedeln.
Två år i rad har vi på Martin & Servera fått utmärkelsen ”Sveriges bästa intranät”. Jag tänkte med den här bloggen försöka förstå varför; dels för att bli bättre men förhoppningsvis också för att bidra till dialogen i de nätverk som finns därute. Jag tänker närmast på Intranätverk och på oss som springer på intranätsspåren på EPiServer Ascend och Webbdagarna och ibland ses vid pumptermosar och ståluncher och utbyter tankar och erfarenheter (eller mest frustrationer, om jag ska vara ärlig).
Så jag säger där i lunchkön:
”Det är viktigt att det blir rätt, så jag ska kolla upp det här. Det blir kanske inte min viktigaste arbetsuppgift idag men jag återkommer i frågan, världsapromise!”